Ce vendredi 27 novembre 2009 est la Journée sans E-mail. Pour rappel, les initiateurs de cette idée folle voulaient remettre les relations humaines au goût du jour. Il est vrai que de plus en plus de travailleurs ne communiquent que par E-mail et ne se parlent plus.
E-net business a testé la Journée sans E-mails
Verdict : insupportable !
Ce vendredi 27 novembre 2009 est la Journée sans E-mail. Pour rappel, les initiateurs de cette idée folle voulaient remettre les relations humaines au goût du jour. Il est vrai que de plus en plus de travailleurs ne communiquent que par E-mail et ne se parlent plus.
On a beaucoup évoqué cette opération dans les médias, mais, E-net business, ma société de création de sites Internet, a été plus loin. Ce vendredi matin, sur un coup de tête il est vrai, Nicolas Pourbaix, fondateur de l’entreprise, a décidé de bannir totalement l’utilisation du courriel. Et cela entre nos différents collaborateurs mais aussi vis-à-vis de nos clients. Certains médias ont reçu ce communiqué par porteur express ! E-net Business a choisi de faire appel aux services de TNPS.
Pourquoi un tel défi ?
Le but de ce challenge est de vérifier à quel point l’E-mail nous facilite (ou pas) la vie professionnelle, mais permet aussi (ou pas ?) de réaliser des économies tout en augmentant la qualité du service au client. Il permet enfin de tester notre réactivité : que se passerait-t-il si, demain, une panne générale empêchait tout échange d’E-mail ? Le test grandeur nature effectué vendredi nous permettra de dégager des procédures à appliquer dans ce cas.
Vu le secteur dans lequel nous travaillons, vous comprendrez que ce défi a été particulièrement difficile à relever. Concrètement, nous avions plusieurs dossiers urgents à faire parvenir à nos clients, en Belgique et à l’étranger.
Comme cette opération n’était pas prévue, nous avons dû faire appel en urgence à la société de transport express namuroise TNPS. Elle a dépêché deux employés tout au long de la journée. Ils ont attendu les colis pour les envoyer au fur et à mesure. Fort heureusement, cette entreprise garantit que chaque envoi est livré en Belgique le jour-même.
Verdict : sans E-mails, de coûteuses dépenses et une journée infernale
Pour nous passer des E-mails, nous avons dû :
-Faire appel à un transporteur express de qualité, pour être certain que nos réalisations du jour parviennent à leur destinataire. Chaque colis coûte 14€ pour arriver dans la journée via la société TNPS. Nous en avons envoyé beaucoup aujourd’hui, aussi bien à l’étranger qu’en Belgique. La situation était assez surréaliste : les fichiers virtuels (textes, photos, vidéos) étaient gravés sur CD-Rom. Ensuite, nous les envoyions par colis. Il en résulte non seulement un COÛT mais aussi des relations complexes avec les clients : chaque collaborateur d’E-net business entretient en moyenne 20 à 30 contacts quotidiens par mails avec la clientèle.
- Utiliser le fax et le téléphone pour communiquer avec la clientèle. Il en résulte une perte de temps immense vu le nombre de contacts quotidiens (lire plus haut). En moyenne, chaque collaborateur d’E-net business a perdu 3 heures de temps en conversations téléphoniques et échanges de fax pour obtenir les consignes de la clientèle. Il en résulte un coût immense, plus important encore que celui de la logistique d’envoi. Nous avons estimé ce coût à 360 € par travailleur (où il ne fait rien d’autre que faxer ou téléphoner), c’est-à-dire 3600€ pour nos dix travailleurs, et cela pour une seule journée !
- Utiliser des notes papier ou imprimer des données pour les échanges entre employés. Tout au long de la journée, chaque employé a été tenté, tôt ou tard, de recourir à l’utilisation des E-mails pour communiquer avec ses collègues. Comme c’était totalement interdit, on a assisté à de nombreux va et vient entre les bureaux. Vu la taille de notre PME, les contacts humains étaient déjà nombreux en nos murs, mais ils ont été décuplés aujourd’hui.
En conclusion : l’E-mail est devenu pour nos entreprises un moyen économique et rapide de communication aujourd’hui. Non seulement il permet d’aller à l’essentiel dans la communication avec le client, mais de consentir à de substantielles économies. Sans oublier que l’é-mail améliore la qualité de transmission d’informations (Des images en haute qualité). Il ressort donc que, en cas de panne totale, les entreprises peuvent perdre énormément d’argent, voire subir une crise en cas de long black-out.
Ne croyez-vous pas qu'une crise mondiale des e-mails de quelques heures ou jours pourrait provoquer beaucoup de dégâts pour le monde économique ? Le débat est ouvert ...
Venez découvrir notre journée marathon directement depuis le profil Facebook de Nicolas Pourbaix !
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